De methode · Astérisme

Elk proces beschreven, getest, gevalideerd en gemeten.

AI, gevalideerd vóór gebruik. De methode komt uit de validatie van geautomatiseerde systemen in de biofarmaceutische sector: een systeem wordt gedocumenteerd voor het gebouwd wordt, getest op echte gevallen, gevalideerd door wie het gebruikt, en daarna herzien. Toegepast op AI in een onderneming komt ze neer op één procesfiche per proces.

Wij werken bij u, met uw teams: wij installeren de AI, testen ze op uw eigen dossiers en blijven tot ze draait.

Eén procesfiche per proces, niets gekoppeld zonder dat het op papier staat.

De procesfiche zegt wat de AI doet, met welke gegevens, wie nakijkt en wat er veranderd is. Ze noemt ook de leverancier en het model, samen met u gekozen. Ze staat in uw tools, in open formaat.

Voorbeeld van een procesfiche, ter illustratie.

FP-03 · v1.2 Gevalideerd op 14.10.2026

Herinneringen voor onbetaalde facturen

Doel: Herinneren op D+7 en D+21, zonder ooit een klant te herinneren die al betaald heeft.
Invoer: Vervaldagen uit de facturatiesoftware, betalingsgeschiedenis.
Toevertrouwd aan AI: De herinnering schrijven op basis van het sjabloon en het klantendossier.
Menselijke controle: De verantwoordelijke boekhouding keurt goed. Geen automatische verzending na de tweede herinnering.
Uitgesloten gegevens: Bankgegevens, lopende geschillen.
AI-leverancier: Mistral Small, open model, gehost in België op een server die aan de opdracht is voorbehouden.
Aanvaardingsdrempel: Geen enkele herinnering aan een klant die al betaald heeft. Minder dan 2 % inhoudelijke correcties, aangetoond door nul inhoudelijke correcties op honderdvijftig dossiers. Vóór de test schriftelijk vastgelegd.
Testset (gescheiden van de opbouw): Honderdvijftig dossiers uit drie echte werkweken, nooit gebruikt om het proces op te bouwen.
Betrouwbaarheidsdrempel: Twijfel over het bedrag of de betalingsstatus: de AI meldt het, stelt geen herinnering voor, en de verantwoordelijke boekhouding beslist.
Opvolging van drift: Aandeel gecorrigeerde herinneringen elke maand opgevolgd. Elk kwartaal worden twintig al verzonden herinneringen blind herlezen door een tweede persoon. Boven 3 % correcties wordt de fiche herzien vóór de geplande datum.
Ondertekenaars: Procesverantwoordelijke (de verantwoordelijke boekhouding) en referentiegebruiker (een boekhoudkundig medewerker).
Logboek: v1.0 Aanmaak
v1.1 Zachtere toon voor klanten van meer dan vijf jaar
v1.2 Geval ‘gedeeltelijke betaling’ toegevoegd

Overgenomen uit de biofarmaceutische sector.

Schrijven voor bouwen

Een geschreven specificatie gaat aan elk proces vooraf: doel, invoer, wat de AI doet, wat ze nooit doet.

Testen op uw echte dossiers

Een gedocumenteerde test, met verwachte en behaalde resultaten, tijdens echte werkweken. Het foutenpercentage wordt gemeten en in de procesfiche genoteerd. De aanvaardbare foutendrempel wordt vóór de test schriftelijk vastgelegd. De testdossiers dienen niet om het proces op te bouwen. Wanneer de AI niet zeker genoeg is van een antwoord, meldt ze dat en beslist een persoon. Het aantal geteste dossiers volgt de drempel: hoe strenger die is, hoe groter de testset.

Laten valideren door uw team

Uw vakverantwoordelijke ondertekent de validatie, niet wij. Wie bouwt, valideert zijn eigen werk niet.

Versiebeheer

Elke procesfiche heeft een versie en een wijzigingslogboek.

Regelmatig herzien

Een AI-model kan zijn gedrag veranderen zonder waarschuwing. Elke procesfiche heeft een datum voor de volgende herziening. Na de ingebruikname worden de resultaten opgevolgd: als ze dalen, wordt de fiche herzien vóór de geplande datum. Het correctiepercentage alleen volstaat niet: met de tijd corrigeren de nalezers minder. Daarom wordt elk kwartaal een steekproef blind herlezen door een andere persoon.

Behouden of stopzetten

Na de ingebruikname wordt de winst gemeten op uw eigen cijfers. Een proces dat niets oplevert, wordt stopgezet, en dat staat in de procesfiche.

Voor elk proces, zes stappen.

Beoordeling

Gegevens, beroepsregels, hosting, ondertekenaars aangeduid.

Goedgekeurde procesfiche

Foutendrempel en stopcriterium ondertekend voor er iets gebouwd wordt.

Gecontroleerde configuratie

Model, instructies en koppelingen in overeenstemming met de fiche.

Test op uw dossiers

Resultaten gemeten tegenover de drempel, ondertekend door uw team.

Ingebruikname

Team opgeleid, eerste herziening gedateerd.

Opvolging

Behouden, bijgestuurd of stopgezet bij elke herziening.

Het aantal ondertekenaars volgt de grootte van uw team. Het volledige verloop van de opdracht.

Wat bij u blijft, ondertekend.

Het register van toegelaten tools

Elke AI-tool die in het bedrijf wordt gebruikt, met het gebruik, de gegevens en de validatiedatum. Een tool die niet in het register staat, is niet toegelaten.

Dossier

Eén validatiedossier per proces

De procesfiche, de geteste gevallen, de verwachte en behaalde resultaten, het foutenpercentage en de handtekening van uw verantwoordelijke.

Incident

De procedure bij incidenten

Wie wie verwittigt, hoe de fout wordt rechtgezet en genoteerd, wanneer de procesfiche wordt herzien.

Heeft uw vaksoftware al een eigen AI-assistent? Wij testen die op uw dossiers met dezelfde methode, en ze komt in het register als ze de validatie doorstaat.

Drie mogelijke plaatsen. De keuze gebeurt per proces.

Publieke AI

Claude, ChatGPT, Mistral, Gemini: de krachtigste modellen, zonder iets te installeren.

Gegevens: Verstuurd naar de leverancier, via een professioneel abonnement waarvan wij de voorwaarden samen met u lezen.
Kosten: Volgens gebruik.
Voor: Teksten zonder gevoelige gegevens: advertenties, vacatures, monitoring.

Open modellen, op een toegewijde server in België

Modellen met open gewichten, zoals Mistral, Qwen of Gemma, geïnstalleerd op een server die wij beheren.

Gegevens: Blijven in België. Ze passeren bij geen enkele grote AI-leverancier.
Kosten: Maandelijks forfait, op offerte.
Voor: Klantenbrieven, verslagen, interne documenten.

Lokaal, bij u ter plaatse

Een eigen server in uw kantoren, na een audit van uw behoeften en uw infrastructuur.

Gegevens: Verlaten het bedrijf nooit.
Kosten: Aankoop van de hardware, daarna onderhoud.
Voor: Vertrouwelijke dossiers, beroepsgeheim, gezondheidsgegevens.

Eenzelfde kantoor kan zijn advertenties schrijven met een publieke AI en zijn invorderingsdossiers lokaal houden. Elke procesfiche vermeldt waar de AI draait, en waarom.